1. "Era una notte buia e tempestosa..."
L'errore più frequente: non stiamo scrivendo una novella né tantomeno un romanzo. Molti report sembrano in realtà piccole opere di narrativa, nate sotto l'influsso di una misteriosa e inspiegabile Musa ispiratrice: una trama intrecciata, piccole perle di saggezza sparse qua e là, pagine e pagine di fitto resoconto mai interrotte da capoversi, paragrafi, capitoli...
L'idea di fondo è utilizzare un modello di scrittura ad approfondimenti successivi. Il lettore dovrebbe poter avere un primo livello di lettura molto superficiale e molto veloce (attraverso l'indice, ad esempio), un primo livello di approfondimento (l'executive summary), un secondo (scorrendo le figure) e così via, fino alla lettura completa e allo studio di tutte le appendici.
2. Struttura, struttura, struttura
E' fondamentale dare al documento una struttura molto articolata. Strutturate quindi il documento in sezioni, le sezioni in capitoli ben identificati, con titoli significativi, e ogni capitolo in paragrafi.
La lunghezza di un singolo paragrafo non dovrebbe mai superare le due facciate, ma è molto meglio limitarsi a una.
Ogni paragrafo va suddiviso in capoversi di non più di quattro o cinque righe, separati da uno spazio. Ogni capoverso dovrebbe aprirsi con una frase che sintetizza il concetto principale. Aiuta molto evidenziare in grassetto questa frase di apertura del capoverso: rende la pagina piacevole e movimentata dal punto di vista grafico, e vi porta a riflettere sulla reale significatività del concetto che avete espresso (perché si è portati a prestare più attenzione a ciò che si scrive in grassetto)
Aiuta molto iniziare a scrivere proprio dalla definizione della struttura. In altre parole: prima di tutto, scrivete l'indice. Non è che debba essere definitivo, ma serve a superare lo sconforto della pagina bianca e a ordinare le idee.
Inoltre, vi consente di iniziare a scrivere anche da metà documento e di dividere il lavoro con altri!
3. L'indice del documento dà un'idea precisa dei contenuti
L'indice dovrebbe essere un riassunto per punti dei contenuti del report. Quindi, innanzitutto, è il caso di metterlo SEMPRE (può sembrare strano, ma sono molti di più i documenti che mi arrivano senza uno straccio di indice). Poi - ripeto - deve essere molto espressivo dei contenuti del documento, cosa che dipende sia dall'accuratezza della struttura, sia dall'espressività dei titoli che si utilizzano.
L'indice è lo strumento con cui si trovano i contenuti all'interno del report. E' frustrante ricordarsi di aver letto qualcosa, ricordarsi il documento dove lo si aveva letto e doverselo rileggere quasi tutto perché l'indice non aiuta affatto nella ricerca. Quindi: utilizzate titoli espressivi e non generici, a costo di farli anche un po' più prolissi.
4. L'assassino si scopre entro la prima pagina
Le cose importanti vanno dette subito. Peggio ancora della sindrome del romanziere è la sindrome del giallista: pagine e pagine di introduzione e preparazione per arrivare alle cose importanti.
E' sbagliato: prima affermate le soluzioni, poi spiegatele quanto accuratamente volete.
5. Si comincia con l'Executive Summary
Prima di tutto, inserite un paragrafo che sintetizza i contenuti e le conclusioni principali del rapporto. E' molto apprezzato perché permette di individuare le informazioni che interessano maggiormente all'interno del rapporto, cercarle nel testo e approfondire solo quelle. Spesso si invia un documento che dovrà comunque essere ridiscusso: un buon executive summary aumenta di molto la probabilità che il vostro interlocutore gli abbia dato almeno un'occhiata superficiale...
E' ovvio che l'executive summary è l'ultima cosa che si scrive (riciclando abbondantemente le conclusioni)
6. Conclusioni
Fondamentali perché chi legge non pensi che la segretaria abbia dimenticato di fotocopiargli le ultime pagine del documento... Scherzi a parte, chi non legge l'executive summary, è probabile dia almeno un'occhiata alle conclusioni...
7. Si deve evitare qualunque errore di ortografia
Non c'è nulla di meno professionale di un documento pieno di errori di ortografia. Salta agli occhi e sminuisce alquanto il valore del documento, indipendentemente dalla qualità dei contenuti.
Peggio ancora sono gli errori di sintassi. Da evitare davvero, sono però più difficili da individuare rispetto ai precedenti (per cui basta attivare un correttore ortografico...) Brutti anche gli errori di formattazione della punteggiatura: in Italiano si mette parola - virgola - spazio - parola. E così per tutti gli altri segni di punteggiatura.
8. Tabelle e grafici sono significativi
Tabelle, grafici e figure in genere servono bene allo scopo di evitare di leggere tutto il testo. Per questo devono essere particolarmente chiari e significativi: molti guardano soltanto le figure, si fanno quindi un'idea dei contenuti e del valore del documento proprio dalle figure.
La regola d'oro è sintetizzare non più di una grande scoperta per grafico o tabella. Provate a sintetizzare in una sola frase il concetto che volete mostrare con la figura, ad esempio: "Boom delle vendite in Aprile". Se non ci riuscite la ragione è che probabilmente il grafico o la tabella non dicono niente di particolarmente significativo (conservatele per l'appendice...).
Se ci riuscite, utilizzate la frase come titolo della figura. E' certamente più efficace di "Andamento mensile delle vendite del prodotto X dell'azienda Y"...
9. C'è una ponderosa appendice
La gente non ha tempo da perdere a leggere i vostri rapporti, ma li vuole grossi e pesanti. Questa (poco) apparente contraddizione si risolve riservando al corpus del documento solo lo stretto indispensabile e rimpinguando con tutto il resto ponderose appendici.
10. La formattazione è professionale
Se fa schifo, l'aspetto grafico del documento è più importante dei contenuti. Qui la cosa migliore è copiare dai professionisti: libri, giornali, ecc.
Il discorso sarebbe lunghissimo, quindi mi limito a tre punti fondamentali:
Movimentate il testo. Spazio dopo ogni capoverso, la prima riga di ogni capoverso in grassetto (aiuta anche a scrivere in modo strutturato, visto che vi verrà spontaneo mettere come prima riga un concetto significativo). Utilizzate dimensioni o colori diversi per i titoli. Inserite grafici, tabelle e figure. Utilizzate gli elenchi puntati (ma non abusatene, perché nuoce alla scorrevolezza del testo). Da evitare assolutamente comunque una pagina intera di solo testo normale.
Inserite intestazioni e pie' di pagina. Danno un aspetto professionale al documento, lo rendono riconoscibile quando se ne fotocopi anche soltanto una pagina e costituiscono una piacevole cornice al testo. Non dimenticate di inserire la numerazione delle pagine!
Lasciate margini molto ampi. Buoni valori per un documento in A4 sono 3,5 cm sopra, sotto, a sinistra e a destra. Per ottenere un effetto professionale, la pagina deve essere insomma molto bianca ai lati e concentrare l'inchiostro nella zona centrale e i caratteri non devono essere troppo grandi: 9 - 11 punti sono un buon compromesso tra eleganza e leggibilità (considerate che i caratteri delle riviste sono molto più piccoli)
L'errore più frequente: non stiamo scrivendo una novella né tantomeno un romanzo. Molti report sembrano in realtà piccole opere di narrativa, nate sotto l'influsso di una misteriosa e inspiegabile Musa ispiratrice: una trama intrecciata, piccole perle di saggezza sparse qua e là, pagine e pagine di fitto resoconto mai interrotte da capoversi, paragrafi, capitoli...
L'idea di fondo è utilizzare un modello di scrittura ad approfondimenti successivi. Il lettore dovrebbe poter avere un primo livello di lettura molto superficiale e molto veloce (attraverso l'indice, ad esempio), un primo livello di approfondimento (l'executive summary), un secondo (scorrendo le figure) e così via, fino alla lettura completa e allo studio di tutte le appendici.
2. Struttura, struttura, struttura
E' fondamentale dare al documento una struttura molto articolata. Strutturate quindi il documento in sezioni, le sezioni in capitoli ben identificati, con titoli significativi, e ogni capitolo in paragrafi.
La lunghezza di un singolo paragrafo non dovrebbe mai superare le due facciate, ma è molto meglio limitarsi a una.
Ogni paragrafo va suddiviso in capoversi di non più di quattro o cinque righe, separati da uno spazio. Ogni capoverso dovrebbe aprirsi con una frase che sintetizza il concetto principale. Aiuta molto evidenziare in grassetto questa frase di apertura del capoverso: rende la pagina piacevole e movimentata dal punto di vista grafico, e vi porta a riflettere sulla reale significatività del concetto che avete espresso (perché si è portati a prestare più attenzione a ciò che si scrive in grassetto)
Aiuta molto iniziare a scrivere proprio dalla definizione della struttura. In altre parole: prima di tutto, scrivete l'indice. Non è che debba essere definitivo, ma serve a superare lo sconforto della pagina bianca e a ordinare le idee.
Inoltre, vi consente di iniziare a scrivere anche da metà documento e di dividere il lavoro con altri!
3. L'indice del documento dà un'idea precisa dei contenuti
L'indice dovrebbe essere un riassunto per punti dei contenuti del report. Quindi, innanzitutto, è il caso di metterlo SEMPRE (può sembrare strano, ma sono molti di più i documenti che mi arrivano senza uno straccio di indice). Poi - ripeto - deve essere molto espressivo dei contenuti del documento, cosa che dipende sia dall'accuratezza della struttura, sia dall'espressività dei titoli che si utilizzano.
L'indice è lo strumento con cui si trovano i contenuti all'interno del report. E' frustrante ricordarsi di aver letto qualcosa, ricordarsi il documento dove lo si aveva letto e doverselo rileggere quasi tutto perché l'indice non aiuta affatto nella ricerca. Quindi: utilizzate titoli espressivi e non generici, a costo di farli anche un po' più prolissi.
4. L'assassino si scopre entro la prima pagina
Le cose importanti vanno dette subito. Peggio ancora della sindrome del romanziere è la sindrome del giallista: pagine e pagine di introduzione e preparazione per arrivare alle cose importanti.
E' sbagliato: prima affermate le soluzioni, poi spiegatele quanto accuratamente volete.
5. Si comincia con l'Executive Summary
Prima di tutto, inserite un paragrafo che sintetizza i contenuti e le conclusioni principali del rapporto. E' molto apprezzato perché permette di individuare le informazioni che interessano maggiormente all'interno del rapporto, cercarle nel testo e approfondire solo quelle. Spesso si invia un documento che dovrà comunque essere ridiscusso: un buon executive summary aumenta di molto la probabilità che il vostro interlocutore gli abbia dato almeno un'occhiata superficiale...
E' ovvio che l'executive summary è l'ultima cosa che si scrive (riciclando abbondantemente le conclusioni)
6. Conclusioni
Fondamentali perché chi legge non pensi che la segretaria abbia dimenticato di fotocopiargli le ultime pagine del documento... Scherzi a parte, chi non legge l'executive summary, è probabile dia almeno un'occhiata alle conclusioni...
7. Si deve evitare qualunque errore di ortografia
Non c'è nulla di meno professionale di un documento pieno di errori di ortografia. Salta agli occhi e sminuisce alquanto il valore del documento, indipendentemente dalla qualità dei contenuti.
Peggio ancora sono gli errori di sintassi. Da evitare davvero, sono però più difficili da individuare rispetto ai precedenti (per cui basta attivare un correttore ortografico...) Brutti anche gli errori di formattazione della punteggiatura: in Italiano si mette parola - virgola - spazio - parola. E così per tutti gli altri segni di punteggiatura.
8. Tabelle e grafici sono significativi
Tabelle, grafici e figure in genere servono bene allo scopo di evitare di leggere tutto il testo. Per questo devono essere particolarmente chiari e significativi: molti guardano soltanto le figure, si fanno quindi un'idea dei contenuti e del valore del documento proprio dalle figure.
La regola d'oro è sintetizzare non più di una grande scoperta per grafico o tabella. Provate a sintetizzare in una sola frase il concetto che volete mostrare con la figura, ad esempio: "Boom delle vendite in Aprile". Se non ci riuscite la ragione è che probabilmente il grafico o la tabella non dicono niente di particolarmente significativo (conservatele per l'appendice...).
Se ci riuscite, utilizzate la frase come titolo della figura. E' certamente più efficace di "Andamento mensile delle vendite del prodotto X dell'azienda Y"...
9. C'è una ponderosa appendice
La gente non ha tempo da perdere a leggere i vostri rapporti, ma li vuole grossi e pesanti. Questa (poco) apparente contraddizione si risolve riservando al corpus del documento solo lo stretto indispensabile e rimpinguando con tutto il resto ponderose appendici.
10. La formattazione è professionale
Se fa schifo, l'aspetto grafico del documento è più importante dei contenuti. Qui la cosa migliore è copiare dai professionisti: libri, giornali, ecc.
Il discorso sarebbe lunghissimo, quindi mi limito a tre punti fondamentali:
Movimentate il testo. Spazio dopo ogni capoverso, la prima riga di ogni capoverso in grassetto (aiuta anche a scrivere in modo strutturato, visto che vi verrà spontaneo mettere come prima riga un concetto significativo). Utilizzate dimensioni o colori diversi per i titoli. Inserite grafici, tabelle e figure. Utilizzate gli elenchi puntati (ma non abusatene, perché nuoce alla scorrevolezza del testo). Da evitare assolutamente comunque una pagina intera di solo testo normale.
Inserite intestazioni e pie' di pagina. Danno un aspetto professionale al documento, lo rendono riconoscibile quando se ne fotocopi anche soltanto una pagina e costituiscono una piacevole cornice al testo. Non dimenticate di inserire la numerazione delle pagine!
Lasciate margini molto ampi. Buoni valori per un documento in A4 sono 3,5 cm sopra, sotto, a sinistra e a destra. Per ottenere un effetto professionale, la pagina deve essere insomma molto bianca ai lati e concentrare l'inchiostro nella zona centrale e i caratteri non devono essere troppo grandi: 9 - 11 punti sono un buon compromesso tra eleganza e leggibilità (considerate che i caratteri delle riviste sono molto più piccoli)
